Aprende a seleccionar un sistema ERP

Es común que las pequeñas y medianas empresas (Pymes) crean que los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) son sólo para los grandes corporativos, pero esto no es real. Para encontrar el mejor sistema que se adapte a las necesidades de la empresa es vital que el usuario considere los siguientes puntos durante el proceso de búsqueda y selección:

1. ¿Cuándo es el mejor momento para que una PyME adquiera un sistema ERP?

La mayoría de las Pymes usan métodos tradicionales, como pluma, papel y Microsoft Excel para registrar información sobre su negocio, para facturar a clientes, para enviar bienes y para hacer sus cuentas. Es la forma más económica y rápida de comenzar, pero después de un tiempo estos procesos tradicionales son difíciles de mantener, provocando que la compañía pierda tiempo y recursos.
Una pequeña o mediana empresa debe considerar adquirir un sistema ERP cuando sienta que ya no puede mantener bajo control los métodos o sistemas actuales. Ante esto, José Luis Jahuey, gerente de consultoría en Latinoamérica para Epicor, considera que el mejor momento de adquirir un ERP es cuando la Pyme está lista para dejar de gastar tiempo y dinero en procesos manuales que pueden ser fácilmente automatizados.

2. Clarifique sus requisitos

Antes de contactarse con un proveedor de ERP es muy importante clarificar los requisitos de la compañía por adelantado y especificarlos con el fin de que al proveedor le quede claro cómo se usará el sistema, cuántos usuarios futuros tendrá que cubrir, qué tipo de funcionalidades se requieren y ajustarse a su presupuesto disponible.

La mayoría de las Pymes que están a punto de adquirir su primer sistema ERP quieren mejorar sus procesos de facturación y quizá obtener una mejor visión de su recursos. Sin embargo, cuando llega el momento de remplazar el primer o segundo sistema, la mayoría de las organizaciones conocen sus requisitos a detalle y por lo tanto saben qué funciones solicitar.

Un buen sistema ERP es flexible y está listo para crecer con su compañía, pero lo recomendable es no adquirir el soporte para funcionalidades que todavía no. Tiene más sentido elegir un sistema que es lo suficientemente flexible como para comprar e implementar módulos adicionales cuando se requiere.

3. Escuche las experiencias de otros

Aunque se puede encontrar mucha información sobre los diversos proveedores ERP en línea, debe tomarse el tiempo para escuchar las experiencias y las recomendaciones de colegas, expertos en el tema y empresarios o ejecutivos que hayan pasado por un proceso de implementación recientemente. Si bien los requisitos de la empresa pueden ser diferentes a las de los demás, la visión que le pueden brindar sobre los niveles de servicio al cliente del proveedor es de gran valor.

Una pequeña y mediana empresa que adquiere su primer sistema ERP tiene muchas expectativas y, por lo general, muchas preguntas, lo cual requiere que los proveedores demuestren su compromiso desde el inicio del proceso de selección.

Si no sabes mucho sobre las diferencias entre varios sistemas ERP, puede ser de ayuda contratar a un consultor externo. Sin embargo, cuando se elija a un consultor es importante asegurarse de elegir una firma o un individuo de buena reputación y que se firme un contrato donde se establezcan las expectativas; de otra forma, es posible que la compañía no se beneficie lo suficiente para justificar el costo.

4. ¿Son confiables los proveedores?

Las Pymes que buscan un nuevo sistema no deben desconfiar a cada paso del proveedor ERP, sino hacer un análisis minucioso de lo que les presenta. Jahuey aconseja a los compradores que obtengan una copia de la presentación de ventas y tomen notas de todo lo que se acuerda durante las negociaciones.

“Entre más grande el proveedor es probable que se firmen contratos por escrito y por adelantado. Un proveedor internacional opera según una serie de reglas generales y suele cumplir lo que ha prometido. Un proveedor profesional también ayudará al cliente a considerar qué funciones del sistema realmente necesita y cuál es el impacto en el costo total.”

5. Reserve suficiente tiempo para la investigación y la selección

Encontrar un sistema ERP adecuado no es cuestión de días, por lo que es importante reservar suficiente tiempo para el proceso de investigación y selección. Si no estás onsiderando muchos proveedores, es posible que puedas encontrar las opciones disponibles para la empresa en cuestión de un mes. Establecer un nivel realista de recursos por adelantado también será de gran ayuda, así como las preparaciones para implementar el sistema.

Es bueno recordar que después de haber comprado e implementado el sistema, lleva tiempo aprender a usarlo. Un sistema bien seleccionado tendrá un retorno de inversión tan pronto como los empleados hayan aprendido a usarlo correctamente.